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安康学院资产档案管理办法
2014-03-02 15:34     (已被点击:)

 

安康学院资产档案管理办法

 

校发〔2014〕15号

 

第一章  总则

第一条 资产档案是各种仪器、设备、家具、建筑物的正常使用、维护,以及进行技术性能开发的不可缺少的材料,是学校资产管理的重要技术储备。为了加强资产档案管理,既确保资产档案的完整、准确、系统和安全,又要便于借阅利用,使档案资料充分发挥作用,根据有关规定,结合学校实际情况,特制定本管理办法。

第二章  资产档案的形成和归档

第二条 国资处是学校资产档案的管理部门,配备兼职档案人员管理全校资产档案材料的汇总、整理、归档工作,各部门专(兼)职档案管理员负责本部门资产档案材料的收集、整理及移交工作。

第三条 资产档案是学校仪器、设备、家具、土地、房屋及建筑物管理工作的重要组成部分和关键环节,学校各级专(兼)职资产管理员要配合档案管理员随时做好资产文件材料的积累工作。

第四条 学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好资产档案材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

第五条 凡学校购置的单价在人民币5万元以上(含5万元或等值外币)仪器设备(高、精、尖技术的设备及进口设备不受此价格限制),在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘等,以及随机的技术资料、装箱单等材料均属仪器设备档案。仪器设备档案由学校档案管理部门集中管理。

房屋及构筑物等的施工图纸及竣工资料等,由建设管理部门在项目决算结束后及时交国资处备案后,按存档要求移交学校档案室统一归档。

土地、房产在购置、出售、转让等活动中形成的报告、批复、审批文件、合同(协议)、拍卖记录、权属证件、图纸等全部资料,由经手部门或人员汇总整理及时交国资处备案后,按存档要求移交学校档案室统一归档。

第六条 仪器设备档案从设备申购到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件,由国资处负责整理。设备的装箱随机资料和安装、调试运行过程中形成的技术性文件,由使用部门负责收集整理,归口移交国资处汇总,按存档要求移交学校档案室统一归档,使用部门留存技术资料副本。

第七条 单价在人民币5万元以上(含5万元或等值外币)的仪器设备到货后,使用部门档案管理人员必须到场参与开箱验收工作,以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收,并在仪器设备验收单上签字。

第八条 学校自行研制设备,在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料交国资处归档;在设备进行鉴定验收时,必须有国资处档案管理人员及使用单位负责人参加。

第九条 各教学、行政、实验场所及公用建筑物的维修改造的图纸资料应交国资处汇总、整理,按存档要求移交学校档案室统一归档。

第三章  资产档案的归档范围

第十条 采购设备的归档范围

(一)计划、选购阶段

1)用户申请,可行性方案论证报告;

2)购买仪器设备的审批文件;

3)协议、合同;

4)意向书、订购货通知单;

5)重要来往函件、电文;

6)谈判备忘录、附录、附件。

(二)开箱验收阶段

1)装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单;

2)图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册;

3)开箱检验记录、商检及索赔文件;

4)运单、发票、海关报关单。

(三)安装、调试阶段

1)安装调试计划;

2)安装基础图、电气接线图、安装工艺规程;

3)试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单;

4)存在问题及处理意见;

5)安装调试技术总结报告、验收报告;

6)计算机和测量机还包括软件、硬件部分及其文字材料;

7)培训资料。

(四)运行及维护修理阶段

1)设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单;

2)设备仪器维护保养和安全技术操作规程;

3)履历本、运行记录;

4)设备仪器保养情况记录;

5)设备仪器检查、普查记录;

6)设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书;

7)大、中修精度检查记录及验收移交单;

8)设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。

(五)改造、更新阶段

1)合理化建议及处理结果;

2)设备仪器改造、改装、更新的报告与批复;

3)改进、改装过程中形成的图样、技术文件;

4)设备仪器报废技术鉴定书,请示及批复文件;

5)设备仪器更新后技术指标试验记录,更新验收单;

6)技术鉴定及成果申报奖励文件。

第十一条 自制设备的归档范围

(一)方案论证及设计阶段

1)设备任务书、协议、合同;

2)调研报告、可行性方案论证报告;

3)有关问题的请示及批复;

4)计算文件、试验文件、图样;

5)技术条件、技术说明书、设计技术总结。

(二)制造加工阶段

1)工艺规程、工艺说明书;

2)重要的工艺装备图纸及说明书;

3)重要零、组件超差、代料单;

4)工艺总结。

(三)安装调试及鉴定验收阶段

1)安装、调试计划;

2)安装基础图,电气接线图、安装工艺规程;

3)试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单;

4)存在问题及处理意见;

5)安装、调试技术总结报告、验收报告;

6)计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料;

7)培训材料;

8)技术鉴定及审批文件;

9)成果申报及奖励文件;

10)使用维护说明书、操作规程。

(四)运行及维护修理阶段

1)设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单;

2)设备仪器维护保养和安全技术操作规程;

3)运行记录;

4)设备仪器保养情况记录;

5)设备仪器检查普查记录;

6)设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书;

7)大、中修精度检查记录及验收移交单;

8)设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。

(五)改造及更新阶段

1)合理化建议及处理结果;

2)设备仪器改造、改装、更新的报告与批复;

3)改进、改装过程中形成的图样、技术文件;

4)设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件;

5)设备仪器更新后技术指标试验记录,更新验收单;

6)技术鉴定及成果申报奖励文件。

第十二条 教学、行政、实验场所及公用建筑物建设及公用房屋改造的归档范围

1.建设的论证报告;

2.领导的批示文件;

3.施工图纸;

4.决算资料;

5.验收凭证。

第四章 资产档案的管理和利用

第十三条 资产档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,确保档案完整、准确、系统和安全。所有价值大于5万元的设备档案由学校档案室集中保管一套,其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案,一律交学校档案室保管,使用单位可借阅或自行复印。

第十四条 资产档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。

第十五条 档案的借阅要履行一定的手续。国资处保管的设备档案,如招投标记录、设备采购合同、验收资料、设备的相关数据等,应经使用单位负责人同意后,办理借出登记手续后,方可借阅。

第十六条 使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续,以便管理。

第十七条 对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用单位复印。

第十八条 仪器、设备报废后,采购设备的档案也要鉴定销毁。

第五章  附则

第十九条  本办法由国资处负责解释。

第二十条  201411日起施行。

 

 

   

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